1.1.2010

Bärande principer för utdelningsorganisation

14 steg till ny utdelningsmetodik

- med ruttoptimering 

14 steg till ny utdelningsmetodik
- med ruttoptimering...

Steg i metodiken: 

1. Rätta upp Flödesfördelning,BVK,ISU, MyWay och TID
2. Starta upp lokal arbetsgrupp
3. Ta fram aktivitetslista/tidplan
4. Kartlägg förutsättningar och begränsningar.
5. Genomgång av förutsättningar
6. Riktlinjer för ruttplanering
7. Ruttplanering
8. Beräkna förändringar i innearbetet
9. Koppla på inne- och kringarbeten
10. Ta fram visuellbeskrivning
11. Fastställ ny organisation
12. Uppdatera ISU, TID och kundanalys
13. Driftsättning
14. Uppföljning

Steg 1, Säkerställ kvalitén i BVK, ISU, MyWay och TID samt flödesfördelningen

• Uppdatera BVK

• Uppdatera indata med senaste värden
• Säkerställ att börvärden är korrekta

• Säkerställ ISU

• Koordinatsätt och säkerställ farbara vägar i ”MyWay”
• Säkerställ checklistor och uppdatera koordinater för brevlådor.
• Uppdatera flödesfördelningen

------------------------------ ------------------------------ -------------------- 

Steg 2, Uppstart av lokal arbetsgrupp 

• Gå igenom hela dokumentet 14 steg till ny utdelningsmetodik
• Gå igenom Bärande principer Utdelning
• Gå igenom regionala förutsättningar och riktlinjer

------------------------------ ------------------------------ -------------------- 

Steg 3, Lokal aktivitetslista/tidplan 

• Ange ansvarig och sätt datum i den lokala Aktivitetsplanen. Säkerställ att tid finns för att genomföra aktiviteterna.
• Ta fram kommunikationsplan
• Lägg till egna aktiviteter

------------------------------ ------------------------------ -------------------- 

Steg 4, Kartlägg och dokumentera lokala förutsättningar och begränsningar 

• Kartlägg kontorets förutsättningar som fordonspark, servicemål, tider för avtal, service mot ombud, brevlådetömning, ankommande och avgående transporter.
• Kartlägg nuläget av flöden och prioritering av postnummer. Titta över om det är aktuellt med förändringar för att uppnå optimal utdelningsstruktur och fordonsutnyttjande. Stäm av mot terminals utflödesprofil.
• Gå igenom kontorets kompetensmatris
• Gör en riskanalys för förändringsarbetet
• Kartlägg nuläge i dokumentet Nulägesanalys som finns med som flik i Aktivitetsplanen.

------------------------------ ------------------------------ -------------------- 

Steg 5, Genomgång av förutsättningar  

• Kan endast genomföras om steg 1 - 4 är färdiga

Steg 6, Riktlinjer för ruttplanering 

-  Tidigt flöde skall delas ut under förmiddagen.

-  Vi ska styra mot ett optimalt fordonsutnyttjande med gällande arbetstidsregler och sträva mot att bilarna används minst 6 tim/dag i utdelningen.

-  Vi ska sträva mot att dubbelutnyttja bilar i utdelningen för att maximera nyttjandegraden.

-  Vi ska sträva mot att ge möjlighet till utearbete i olika utdelningsstrukturer.

• Rätt fordon till rätt rutt. Vi ska använda fordonstyper utifrån effektivitetsbedömning i ruttoptimeringsverktyget, justerat efter en belastningsergonomisk resp trafiksäkerhetsmässig bedömning
• Brevlådor med tömning 10:00 och 14:00 bör tömmas i samband med utdelningen.
• Utifrån de lokala förutsättningarna fastställa vilka riktlinjer som skall gälla för aktuell enhet. Hämta/Lämna?

Bärande principer för utdelningsorganisation
(Utarbetade i projekt Brev 2010)

GENERELLT

Så  få handgrepp som möjligt:

Processen bygger på att förädling av försändelser ska ske så tidigt som möjligt i processen. 

Arbetsvariation:

För att bygga en långsiktigt effektiv organisation används regelbunden variation av arbetstid, -moment och –uppgifter som väsentliga inslag. Variationen syftar till att långvarig, enahanda belastning reduceras. För en flexibel och därmed effektiv organisation krävs det att många medarbetare kan utföra många olika arbetsuppgifter. 

Flöden:

Vid byggandet av organisation planeras tid för försortering och kamning så att samtliga gällande servicenivåer kvalitetssäkras. Lokala förutsättningar avgör hur stor del av B-posten som behöver kammas dag 2.

ODR standard skall så långt möjligt är, hanteras i separat flöde fram till utdelning.

INNE

Möblering

Lokalen skall möbleras efter principen ”minimera springet”.  

Dirigent

Skall finnas på alla utdelningskontor. Dirigenten säkerställer att de olika flödena under dagen sprids i lokalen på rätt sätt så att arbete kan påbörjas i rätt tid och genomföras utan väntetider vid alla moment. Lokal arbetsbeskrivning skall finnas. 

Kamning, sorteringstid max 2 timmar utan paus:

Kamning och sorteringsarbete får inte utföras mer än två timmar i sträck. Mellan varje arbetspass skall det finnas möjlighet till minst 15 minuters paus eller byte till andra arbetsuppgifter som inte belastar samma muskelgrupper som vid kamning och sorteringsarbetet.

UTE

Optimering av utdelningsstid

Största möjliga optimering av ruttarbetstiderna utifrån beslutade servicenivåer. Med optimering menas även att ruttarbetstiderna i möjligaste mån skall ge förutsättningar för heltidsanställningar och arbetsvariation 

Flödesoptimerad ruttmetodik skall användas:

För att nyttja arbetsdagen effektivt samt skapa förutsättningar för arbetsvariation och en flexibel organisation skall metoden att skapa organisationer baserade på utdelningsrutter i tidigt respektive sent flöde användas.  

Avsluta arbetsdag på utdelningskontoret

Säkerställ att alla medarbetare kommit tillbaka från turarbetet samt att all post är utdelad.