Styrelsens arbetssätt

Gäller fr.o.m. 2008 års verksamhet

Arbetsordning
för Klubb Brev Tomteboda

1.      Verksamhetsområde

• Klubben utövar sin verksamhet inom Brev terminalen Tomteboda  i Stockholm.
  

2.      Organisation

• Klubben bedriver sin verksamhet i hela terminalen genom styrelsen och arbetsutskottet med nära samarbetet med arbetsmiljöorganisationen, SEKO-ombud, arbetsgrupper och medlemmar.
  

3.      Mötesverksamhet och aktivitetsplan

• Utöver årsmötet anordnar klubben varje höst ett budget möte där aktivitetsplanen fastställs och eventuell intäkter budgeteras enlig denna. Aktivitetsplanen är ett styrdokument med verksamhetsinriktning. Klubben kan anordna ytterligare medlemsmöten vid behov.
  

4.      Inriktning av styrelsens arbete, sammansättning och arbetsformer

• Styrelsen skall verka för medlemmarnas bästa och därför är det viktigt att förverkliga aktivitetsplanens mål som beslutas på budgetmötet.
• Styrelsen ska genom representativ sammansättning verka för att kunskaper och erfarenhet sprids till och tas emot från medlemskollektivet. Styrelsearbetet bör därför bedrivas med ett brett deltagande och en så långt gående delegering som möjligt.
  

        Klubbstyrelsen och utskott/arbetsgrupper

• - Klubbstyrelsen sammansättning är efter stadgar. 
  
• - Styrelsen består av 5 ordinarie ledamöter och 3 ersättare.
  
• - Styrelsen konstituerar sig först efter årsmötet.
  
• - Styrelsen samlas regelbundet varje månad (förutom juli) under verksamhetsåret med ordinarie och ersättare ledamöter. Ett SEKO-ombud kan delta styrelsemötet efter ett roterande schema.  
  
• - Ordföranden och kassören utgör ett ”Arbetsutskott”. AU samlas varje vecka och vid behov. Sekreteraren eller en annan styrelseledamot kan adjungeras utskottets arbete.
• HSO  adjungeras till varje AU och styrelsemöte.
  
• - AU samordnar den omedelbara ledningen av klubbensarbete mellan styrelsemötena och förbereder styrelsemöten, bistå arbetsgrupperna och sköter klubbens dagliga arbete som grundas på Sekos stadgar.
  
• - Klubbens all inkommande och utgående kommunikation (brev, e-post, mm) arkiveras och diarieförs. Ekonomin ska följa efter budgeten. Expeditionen ska ha goda tekniska förutsättningar för klubbens arbete.  
  
• - Förtroendevalda profilerar sig i medlemskollektivet och arbetar som en bro mellan klubben och medlemmarna. Styrelsen ser till att ha en bra och respektfull daglig kommunikation med medlemmar och arbetsgivarrepresentanter.
  
• - Varje ledamot är skyldig att genomföra de aktiviteter som han/hon åtar sig vid konstituerandemöte och planeringskonferensen. Alla hjälps åt men ingen kränker/inskränker dessa ansvaret. Detta arbete rapporteras regelbundet till styrelsen och resurser kontrolleras och förbereds av kassören.
  
• - Vi förhandlar aldrig ensam.  
  
• - Varje ledamot rapporterar sin verksamhet i medlemskollektivet i den sista månaden. AU rapporterar hur samarbetet har varit vid expeditionen med styrelseledamöter.
  
• - Vi löser våra frågor genom prata med varann. Positiv energi och respekt är kännetecken.  Ordföranden i första hand men också övriga förtroendevalda ansvarar informationen. Styrelseledamöter, ersättarna och SEKO ombuden använder dokumentationen som AU skickar till klubbens GMail konto, för att informera medlemmar.
  
• - Skriftlig och muntlig information lämnas regelbundet till suppleanter, Seko ombud och medlemmarna.
  
• - Styrelsen organiserar också artikel flöde till Facktuellt. Vid behov bildas en arbetsgrupp som omfattar våra medlemmar.  Kassören sköter webb informationen med klubbens hemsida och är ansvarig över klubbens IT verksamhet.
  
• - Styrelsen bildar vid behov olika utskott (arbetsgrupp) med medlemmarna. Dessa driver en verksamhet i vissa område t ex enheternas frågor, kvinnliga nätverk, ledarskap, arbetsmiljö, studier, kultur, löner, jämställdhet och integration. En styrelseledamot ansvarar dock gruppens arbete gentemot styrelsen. Arbetsordning och befogenheter för dessa arbetsutskott fastställs av klubbstyrelsen enlig budget - och tidsram.  
  
• - Deltagandet i projekt och arbetsgrupper bör ske målinriktad så att förtroendevaldas, skyddsombudens och medlemmarnas samlade kompetenser tas bäst tillvara.  
  
• - Styrelsensarbete följs upp och granskas av revisorer. Ordinarie revisorer kallas till styrelsens konstituerandemöte för att starta revisionsarbete.
  
• - Val av förtroendemän förbereds och planläggs av valberedning. Valberedningens sammankallande kallas till styrelsens konstituerande möte för att starta valberedningens arbete.  
  
• - Frånvaro i styrelsemötena granskas av valberedningen och revisorerna.
  
• - Nomineringar av valberedningen görs av revisorer.
  
  
  
• För alla SEKO Klubb Tomteboda: s möten, gäller följande regler:
  
• Meddela frånvaro
• Kom i tid
• Roterande mötesordförande
• Kom väl förberedd
• Disciplin
• Möte utan avbrott
• Stäng mobilen
• Inga oplanerade besök eller avbrott  
• Begär ordet, prata inte i mun.
• Delta aktiv
• Fatta dig kort
• Håll dig i ämnet
• Hög till tak
• Gräv inte
• Ej personliga påhopp
• Ta gemensamt ansvar för beslut
• Sekretess
• Ha kul

5.      SEKO ombud

• SEKO ombud utses vid behov av styrelsen och representerar klubben i sina respektive lag och område där det inte finns någon representation inom styrelsen eller det finns ett behov av förstärkning. En SEKO ombud är alltid i produktionen och de kan anses som styrelsens förlängda armar inom medlemskollektivet för information, kommunikation och medlemskontakt eller ett speciellt område.  
  
• SEKO-ombuden bör vara målgruppen för överföring av facklig kompetens och stå för vidare utveckling av den fackliga verksamheten. Vid behov kallas de till styrelsemötena.  
  
• Styrelsen tar upp SEKO ombud frågan redan vid sitt konstituerande möte strax efter varje årsmötet. SEKO ombud utses tills nästa årsmöte.
  

6.      Val av Huvudskyddsombud och skyddsombud

• På årsmötet väljs skyddsombud för mandat perioden. Dessutom utser årsmötet Huvudskyddsombudet och dess ersättare. Antalet skyddsombud bestäms i terminal samverkansgruppen i enighet med Arbetsmiljölagen. Om kompletteringar behövs under verksamhetsåren pga. naturliga avgångar, görs detta vid ett medlemsmöte. 
  

7.      Övrigt och ändringar i arbetsordningen:

• I övrigt gäller klubbens tidigare arbetsordning.
• Ändringar i dessa arbetsordning beslutas av klubbens årsmöte.
  

8.      Giltighetstid

• Denna arbetsordning gäller fr.o.m. 1 maj 2008 och har antagits vid budgetmötet 2007 och kompletterats klubbens planeringskonferens 20080411. Styrelsen har granskats dokumentet för eventuell ändringar vid flera tillfällen under 2009.
  
•  

 2005.03.12, Brygghuset, Stockholm
 2006.03.25  Flemings, Stockholm
 2007.12.01  ABF-huset, Arbat/Cirkeln
 2008.04.11  Stenhamra & Slottet Tomteboda  
 2009             Planeringskonferens & Styrelsemötena, Slottet

( ' ) Antalet ordinarie styrelseledamöter utöver ordf. och kassör minskades från 5 till 3 vid årsmöte 2006.

-----------------------------------------------------------------------------------

SEKO Klubb Brev Tomteboda | Plan 2½, 173 00 Tomteboda | Expedition tfn & fax 08-31 65 29 |
| e-post: klubb6312@mail.com | http://www.sekotomteboda.se |Arbetsmiljö: http://www.so.sekotomteboda.se  |